Se den nye underside på sitet her. Den linker til projekter, artikler og websites med fokus på digital borgerinddragelse. Der er nøgleord som elektronisk borgerpanel, debatfora og visualiseringsværktøjer i hænderne på borgere.

Gi gerne kommentarer, hvis I har spændende links fra indland og udland, vi skal kende til.

Mvh. Henrik Bojsen, COWI

Dorthe List Nielsen, Faaborg-Midtfyn: 

Faaborg-Midtfyn Kommunes digitale kommuneplan er ikke opbygget efter samme skabelon som kommunens hjemmeside. Der genbruges enkelte elementer: megen luft på forsiden, ingen venstremenu på forsiden og en stringens i designet.

Arbejdet med designet blev påbegyndt efter et netværksmøde i Høje-Taastrup, hvor vi fik nogle grundprincipper. Først blev der foretaget en inspirationstur rundt på de eksisterende digitale kommuneplaners hjemmesider. Derefter alle kommuners hjemmesider. De sider der havde elementer, som var gode eller anderledes blev kopieret. Elementerne blev klippet ud, og derefter puslet på plads oven på en kopi af kommunens hjemmeside. Se forslag til opbygning af netsider efterfulgt af papirplanens opbygning - klik her.

Der er sammensat eksempler på forside, rammer for områder, retningslinier og rammedel. Disse forslag har kun løseligt være præsenteret for planlæggerne, så de er ikke endeligt vedtaget. Klik her for at se eksemplerne.

Generelle elementer/tanker

Ifølge personas-undersøgelser er der behov for mange indgange alt efter hvilken målgruppe der arbejdes med. Vi valgt en lidt simplere løsning:

• En gruppe der kender kommuneplanens begreber
• En gruppe der ikke kender en kommuneplans begreber, men vil gå ind med simple indgange: adresse, by eller emne

Indgangene på forsiden vil foregå gennem 6 bokse.

På alle sider arbejdes der med ideen om, at der skal være en form for farvekodning, der skal kunne genfindes/genkendes gennem hele kommuneplanen.

Øverst på siden er til venstre kommunens logo, midt på et billede og til højre hjælpefunktioner.

Der skal være en menulinie under billedet. Under denne skal der være en brødkrummesti, undtagen på forsiden. Logo, billede og hjælpefunktioner skal gå igen på alle sider.

Siderne ”Retningslinier” – det nye element i kommuneplanerne – og ”Rammer for lokalplaner” vil blive opbygget i samme stil.

De enkelte sider gennemgås efterfølgende:

 Forsiden

I venstremenuen er der bevidst ingen indholdsfortegnelse, for at tvinge brugerne til at vælge en af de 6 bokse, der skal fungere som hovedindgange:

• Hovedstruktur og retningslinier
• Rammer for lokalplaner/områder
• Andre strategier og planer
• Hvad gælder for min grund
• Temaindgang
• Byer og landsbyer

I midterområder er der reserveret et stort felt, som i første omgang skal indeholde borgmesterens velkomst til den nye digitale plan. Tekstfeltet skal på længere sigt blive et mere aktivt felt hvor nyheder kan annonceres, både tillæg og større planarbejder.

 Rammer for områder

Kommunen er beskrevet vha. 5 rammeområder:

• Det maritime sydfyn
• Skov, bakke og sølandet
• Landbrugslandet
• Forstæderne (til Odense)
• Motorvejsbåndet

I venstrekolonnen skal der kun være en indholdsfortegnelse for rammeområderne.

I højrekolonnen er der et kort, som viser, hvilket område teksten dækker. Hvorvidt kortet er aktivt i højrekolonnen ved vi ikke endnu. Vores kortudbyder er ved at udarbejde en kortklient, som evt. kan indarbejdes i Odeum E-plan.

I højrekolonnen kan den resterende del af indholdsfortegnelsen/navigationen (- rammeområderne) evt. også placeres.

I midterområdet et stort felt til tekst, billeder og tabeller.

 Retningslinier

I venstrekolonnen skal der være en indholdsfortegnelse over alle retningslinier. Det emne der læses om, markeres med fed.

I højrekolonnen tre bokse med informationer:

• Statslige interesser
• Det siger loven
• Overførsel af retningslinier fra regionplanen

Det sidste skal være et link til et regneark med en oversigt med forholdet mellem gamle og nye retningslinier. Dette regneark er en forudsætning for, at miljøcenteret kan sikre, at alle retningslinier i regionplanen er afløst af nye eller slettet og landsplandirektivet der med ophævet.

I midterområdet skal der være et tekstfelt til et kort resume af, hvilket område der behandles. Herunder en boks til venstre med links til:

• Kommunalbestyrelsens mål
• Retningslinerne
• Baggrund for retningslinierne
  •  
    • Problemstillinger
    • Holdninger
    • Strategi.

Til højre i midterområdet et stort kort.

 Rammer for lokalplaner

I venstre kolonne en emneinddelt indholdsfortegnelse. Dette er ikke endeligt bestemt. Vi er en geografisk stor kommune, så en fuldstændig liste over rammeområder vil være vanskelig at præsentere.

I højre kolonne forestiller vi os en indholdsfortegnelse med:

• Planområder
• Hovedlinier og retningslinier

I midterområdet skal der være et tekstfelt der indeholde en kort beskrivelse af rammeområdet. Herunder en boks til venstre med links en række bestemmelser. Til højre i tekstfeltet et stort kort. Der er mulighed for ekstra tekst under kortvinduet.

Dorthe List Nielsen, Faaborg-Midtfyn Kommune:

I kommunens udviklingsstrategi ”Forestil dig et moderne dansk Toscana…”, har kommunalbestyrelsen udpeget nogle indsatsområder. Under hvert indsatsområde er der er listet en række projekter. Et af disse indsatsområder er ”Den digitale Kommune”, og et af projekterne herunder er ” Digital og borgervenlig kommuneplan”.

I foråret blev der afholdt to kursusdage for web-redaktørerne, hvor vi fik indsigt i hvordan folk bruger nettet, og hvilke faldgruber der er, når man udformer web-tekster.

Under disse kurser fik vi desuden at vide, at det er ligegyldigt hvilken slags side der var blevet testet – brugen er den samme.

Mens jeg sad på det kursus kom jeg til at tænke på, at en digital kommuneplan også skulle overholde de principper, som web-redaktørerne skulle arbejde efter.

Planlæggerne i kommunen skal til at sammenskrive 5 kommuneplaner og som noget nyt inddrage regionplanens retningslinier. Dette resultat skal så lægges på internettet, som en digital borgervenlig plan.

Webredaktør Lotte Holm og kursusholder Børge Kristensen fra Contentwise og jeg udformede et kursus – ”Skriv til nettet” – målrettet til planlæggerne. Her ville vi præsentere lidt omkring det at skrive tekster til nettet, så de ville blive opmærksomme på hvilke principper de kunne anvende når de skrev kommuneplanen.

Vedlagt er:

• slideshowet
• dagsorden for dagen
• udleveret ark med journalistiske principper

På kurset ”Skriv til nettet” blev der præsenteret nogle facts om folks brug af nettet – bl.a. at man har 27 sekunder til at fange en læser!

Derefter gennemgik vi en række journalistiske principper for at skrive tekster, og endelig havde vi en række eksempler på tekster. Eksemplerne var eksisterende digitale kommuneplaner, og der var udvalgt nogle sider, som planlæggerne herefter skulle finde gode og mindre gode træk ved ud fra de principper de lige havde fået lært.

Seancen sluttede med en præsentation af nogle forslag til sideopsætning for den digitale kommuneplan, som planlæggerne kunne kommentere på.

Planlæggerne var meget glade for gennemgangen. Det var en meget givtig oplevelse for alle der deltog i kurset – også kursusholderen! Planlæggerne gav udtryk for, at det havde været et meget lærerigt kursus, og at de havde fået øjnene op for, hvordan man kan formidle en omfangsrig kommuneplan på nettet, uden at tabe læserne.

På kurset blev det besluttet, at der skulle udformes en skabelon og hovedregler for skrivning af tekster til kommuneplanen.

En ny digital kommuneplan som udgangspunkt blive udarbejdet på minimum dette digitale niveau, men erfaringerne viser at det er svært at holde rede i så store PDF publikationer som f.eks. en spildevandsplan er.

Mål med en digital kommuneplan:

En komplet kommuneplan – med hovedstruktur, retningslinjer, rammer og redegørelse for forudsætninger - på digital form, som indeholder såvel tekst som kort samt fotos, grafik og tabeller. Kommuneplanen skal være dynamisk, så den til en hver tid er fuldstændig opdateret.

Ud fra dette overordnede mål og med erfaringerne fra tidligere digitale planer i hukommelsen er følgende krav til den kommende digitale kommuneplan formuleret.

Krav til den digitale kommuneplan:

Den digitale kommuneplan skal være:

• Tilgængelig på kommunens hjemmeside og Intranettet.
• Brugervenlig for borgere og øvrige brugere af den digitale plan.
• Let at revidere.
• Hurtig at manøvrere rundt i – der må ikke være ventetider ved eksempelvis korthåndtering og søgninger.
• Med en beskyttet redigeringsdel til udarbejdelse og en offentlig del.
• Færdigudarbejdet som forslag til nytår 2008.

Kravene er ikke prioriteret, men den interne og eksterne brugervenlighed til planen vægtes højt ligesom den stramme tidsplan ikke er til at se bort fra.

Ønsker til valg af teknisk system:

Ud fra kravene til vores digitale kommuneplan har vi følgende ønsker til valg af teknisk system. Systemet skal:

• Ikke stille urimelige krav til borgernes pc'ere i forhold til netadgang og PC-størrelse samt skærmopløsning og skærmstørrelse.
• Være nemt at arbejde med i såvel opstarts- som driftsfasen for alle deltagerne i kommuneplanprocessen.
• Kunne håndtere, at data kun skal indtastes én gang.
• Kunne udveksle data med PlanSystemDK.
• Kunne generere fornuftigt udseende PDF-filer til indberetning til PlanSystemDK.
• Kunne udskrive fornuftigt udseende skærmbilleder af diverse data – såvel kort som tekst.
• Være nemt at videreudvikle.
• Ikke sætte begrænsninger for et systemskifte på et senere tidspunkt.
• I videst muligt omfang kunne arbejde sammen med allerede indkøbte systemer.

Udover forpligtigelserne overfor PlanSystemDK, som skal foregå automatisk for det valgte system vejer integrationen til de eksisterende systemer i kommunen højt, da der ikke er ønske om at indfører parallel drift af lignende systemer.

Nuværende tekniske systemer i kommunen:

Frederikshavn Kommune anvender pt. følgende tekniske systemer:

Frederikshavn Kommunes hjemmeside på Internettet er opbygget i MicroSoft CMS (Contens Management System), men den er af IT afdeling og Projekt & Kommunikations funktionen betragtet som et midlertidigt teknologivalg i det man ønsker en mere komponent opbygget teknologi.

Kommunens Intranet er pt. Opbygget i Sharepoint CMS ver. 2003 og forventes opgraderet til ver. 2007 i indeværende år. Sharepoint 2007 vil sandsynligt overtage kommunens hjemmeside efter en kort (og stabil) driftperiode på intranettet således at der her bliver sammenhæng i systemvalget.

Den nuværende registrering af kommuneplan rammer foregår i MapInfo gennem en applikation MapInfoPlan der er tilkøbt fra GeoGraf A/S. Dette program håndterer ligeledes lokalplaner og tillæg til såvel kommuneplanen samt delområder. Indberetningen til PlanSystemDK foregår automatisk gennem dette system, og det er en prioritet at denne automatik implementeres i systemet til den nye kommuneplan.

Demoarrangementer

Med ovenstående kravspecifikkationer og overblikket over de eksisterende systemer som baggrund, valgte vi at invitere en meget bred kreds af medarbejdere i teknisk forvaltning, Projekt og Kommunikation samt fra kommunens IT afdeling til demonstration af 2 systemer som vi mente kunne dække vores behov:

• Cowis Odeum E-Plan
• GeoGrafs MapGuide baserede kommuneplanløsning

Demoarrangementerne gjorde systemernes fordele og ulemper klare i forhold til de krav som vi havde opstillet på forhånd. Specielt var kravet om integrationen til vores eksisterende systemer i fokus, da GeoGrafs produkt sikrede en direkte anvendelse af de eksisterende data omkring plandata og kort hvorimod der ved Odeum E-plan, der er et eksternt hosted system skal opbygges nye overførselsprocedure for plandata og kort.

Geografs produkt håndterer kun rammedelen af en kommuneplan og er tænkt som et modul der skal integreres i kommunens eksisterende webside CMS.

Med baggrund i disse hovedpunkter var det nødvendigt at tage forskellene på de to typer løsninger i betragtning.

Forskel mellem digital kommuneplan som web-GIS og digital kommuneplan som CMS integreret med (web) GIS:

Digitale kommuneplaner som web-GIS:

• Velegnet til kommuneplanens rammedel og retningslinjer
  • Interaktiv og mulighed for søgninger
• Håndtering af ikke standardiserbart tekst, grafik og kort er vanskeligt
• Kan ikke håndtere hovedstruktur, forudsætninger mv.
  • Rammedelen som web-GIS
  • Hovedstruktur og forudsætninger som traditionel "bog" + pdf
• Velegnet til formidling og sagsbehandling - ikke til procesunderstøttelse.

Digitale kommuneplaner i CMS integreret med (web) GIS:

• Alle plantyper i ét system
  • Hovedstruktur, planstrategi, rammer og retningslinjer
  • lokalplaner
  • Temaplaner osv.
• Workflow management
  • Processtyring af alle typer dokumenter
  • Styring af producenter og læsere
  • Producentnetværk / indberetning via hjemmeside
  • Interne og eksterne producenter
  • Skabeloner til standardsider

Det var klart at GeoGrafs løsning vil stille langt større krav til internt at kunne håndtere en opbygning af en kommuneplan i vore egne system og kræve kompetencer ud over teknisk forvaltning. Kommunens egen hjemmeside og dermed kommunens CMS system er ansvarsmæssigt placeret i Centralforvaltningen, Projekt og Kommunikations afdelingen.

Cowis løsning håndterer både rammedelen og hovedstruktur/redegørelsesdelen som er mere tekstbaseret men opfylder ikke vores intentioner om fuld systemintegration til de eksisterende tekniske systemer.

For at få et overblik forholdte vi de 2 produkter overfor de eksisterende systemer for at danne baggrund for en beslutning.

Sammenligning af programmer:

Herunder en sammenligning af de 2 demonstrerede programmer udfra kommunens eksisterende GIS-programmer, plan håndteringsprogram og kortdata.

Anbefaling af valg af teknisk system:

Med udgangspunkt i en demonstration af såvel COWIs ODEUM e-plan samt GeoGrafs digitale kommuneplan produkt blandt repræsentanter fra planlæggere, Borgerservice, Kort og GIS samt afdelingschefer er ovenstående oplæg blevet udarbejdet.

I forhold til anbefaling af valg af teknisk system har følgende faktorer spillet ind:

• Tidsplanen for kommuneplanen.
• Frederikshavn Kommunes nært forestående skift til et andet CMS-system.
• Manglende ressource hos Projekt og Kommunikation til at uddanne medarbejdere til at lægge materiale på kommunens hjemmeside.
• Spørgsmål og kommentarer fra kommende brugere af den digitale kommuneplan i forbindelse med de afholdte demonstrationer.

Udfra en afvejning af fordele og ulemper er der opnået enighed om at anbefale kommunen at investere i COWIs ODEUM e-plan.

/Thomas Brix Lyng, Frederikshavn Kommune

Prototypen/layoutet fra Holstebro Kommune er nu tilgængelig her. Materialet blev præsenteret på netværksmødet d. 16. juni. I det færdige layout vil der komme nogle grafiske ændringer.

Struer kommunes beslutning om at deltage i Netværk om digitale kommuneplaner blev taget uden stillingtagen til de tekniske forhold, men udelukkende baseret på det faktum, at tiden nu var inde til at udarbejde den reviderede kommuneplan for den nye Struer Kommune som en digital kommuneplan.

Da vi skulle vælge system, stod valget mellem COWI´s ODEUM og kommunens eksisterende systemer. I planafdelingen diskuterede vi fordele og ulemper ved de to systemer, og der tegnede sig et klart billede. Fra planlæggerside var vi meget opsatte på at benytte ODEUM, der er udviklet til planlægningsopgaver, mens GIS folkene mente, at vores eksisterende system med enkelte tilretninger og supplerende funktioner kunne levere stort set det samme – eller noget tilsvarende.

Struer Kommune har netop præsenteret en ny hjemmeside, som er lavet i WebTop. Ansvarlig for denne opgave var kommunens Informations- Kommunikations- og Markedsføringsafdeling (IKM). For at inddrage IKM i valget af system præsenterede vi opgaven med kommuneplan og digital kommuneplan for dem, for at få deres vurdering af, hvad vores eksisterende system kunne levere.

Den umiddelbare holdning fra IKM var, at det - så vidt det var muligt - ville være hensigtsmæssigt at arbejde videre med det CMS-system (WebTop), som allerede blev benyttet i forbindelse med kommunens hjemmeside. Dels for kun at have ét system at sætte sig ind i og vedligeholde og dels for at udnytte de kompetencer, der allerede er i kommunen i forhold til det eksisterende system. Endelig spiller den økonomiske betragtning også ind, hvor IKM fandt det svært at forsvare, at man benyttede et større beløb på indkøb og drift af et produkt, hvis der allerede var mulighed for at lave noget tilsvarende med de eksisterende systemer.

IKM undersøgte grundigt hvad det eksisterende system kunne – blandt andet sammen med WebTop, hvor de fandt ud af, hvad der kunne lade sig gøre i dag, og hvad der eventuelt skulle arbejdes mere med/udvikles for at målrette systemet til planlægningen.

På baggrund af de tidligere drøftelser mellem PLAN, IKM og GIS og de ønsker/krav vi havde opstillet til produktet, udarbejdede IKM en simpel testversion i WebTop, som viste lidt om, hvad de forestillede sig. Denne testversion gennemgik vi sammen og drøftede, hvad der var godt, skidt, muligheder, begrænsninger osv. IS og IKM var enige om, at kommunens eksisterende system kunne de ting, vi fra PLAN´s side ønskede, eller at det for nogle få mindre investeringer kunne komme til det.

Da dette var afklaret, var beslutningen om at arbejde videre med kommunens eksisterende systemer egentlig forholdsvis nem. Selvfølgelig på grund af de ovennævnte argumenter omkring den ressourcemæssige besparelse ved drift og vedligehold samt den faktiske besparelse på indkøb og drift af et nyt CMS-system.

I forbindelse med udarbejdelsen af kommunens nye hjemmeside har IKM opnået stor erfaring med WebTop og vedligeholdelsen af det system. Endvidere har der i de forskellige afdelinger i forvaltningen været lokale redaktører af hjemmesiden, som er uddannet i brugen af WebTop. Dette vil være en klar fordel i forbindelse med selve udarbejdelsen af kommuneplanen, hvor de forskellige afdelinger også skal involveres i skrivearbejdet. Afdelingerne kan således gå direkte til arbejdet, idet de hver især har en lokal redaktør, der er vant til at bruge systemet. Hvis vi havde valgt ODEUM (eller et tredje system), skulle planafdelingen og efterfølgende de enkelte afdelinger oplæres i brugen af et nyt system. Der spares således både tid og ressourcer ved brugen af eget system.

Endelig er der en politisk ambition om, at vi så vidt muligt skal bruge egne ressourcer, hvilket i dette tilfælde betyder at bygge videre på det eksisterende system. Derved udvikles medarbejdernes kompetencer og engagement, ligesom der opnås et bedre ejerskab til det man arbejder med. Denne holdning kan i nogle tilfælde godt betyde, at man ikke får det mest forkromede system, men i stedet et system der fungerer lokalt og som medarbejderne har et ansvar og ejerskab overfor.

Konklusion
Fokus i vores interne drøftelse har været meget proces og formidling, hvor imod vi - i forhold til den tekniske del af det - ”blot” har skullet sikre os, at de ting vi gerne ville gøre nu også kunne lade sig gøre. Men det har været meget vigtigt at have såvel GIS som IKM med i forløbet, da det er dem, der besidder den tekniske viden i forhold til kommunens eksisterende systemer. Det at samle de forskellige fagligheder omkring valget har givet en udmærket proces med mange input og dermed også et fornuftigt grundlag at træffe beslutningen på.

/Peter Seerup, Struer Kommune