Struer Kommunes beslutning om at deltage i Netværk om digitale kommuneplaner blev taget uden stillingtagen til de tekniske forhold, men udelukkende baseret på det faktum, at tiden nu var inde til at udarbejde den reviderede kommuneplan for den nye Struer Kommune som en digital kommuneplan.

Da vi skulle vælge system, stod valget mellem COWI´s ODEUM og kommunens eksisterende systemer. I planafdelingen diskuterede vi fordele og ulemper ved de to systemer, og der tegnede sig et klart billede. Fra planlæggerside var vi meget opsatte på at benytte ODEUM, der er udviklet til planlægningsopgaver, mens GIS folkene mente, at vores eksisterende system med enkelte tilretninger og supplerende funktioner kunne levere stort set det samme – eller noget tilsvarende.

Struer Kommune har netop præsenteret en ny hjemmeside, som er lavet i WebTop. Ansvarlig for denne opgave var kommunens Informations- Kommunikations- og Markedsføringsafdeling (IKM). For at inddrage IKM i valget af system præsenterede vi opgaven med kommuneplan og digital kommuneplan for dem, for at få deres vurdering af, hvad vores eksisterende system kunne levere.

Den umiddelbare holdning fra IKM var, at det - så vidt det var muligt - ville være hensigtsmæssigt at arbejde videre med det CMS-system (WebTop), som allerede blev benyttet i forbindelse med kommunens hjemmeside. Dels for kun at have ét system at sætte sig ind i og vedligeholde og dels for at udnytte de kompetencer, der allerede er i kommunen i forhold til det eksisterende system. Endelig spiller den økonomiske betragtning også ind, hvor IKM fandt det svært at forsvare, at man benyttede et større beløb på indkøb og drift af et produkt, hvis der allerede var mulighed for at lave noget tilsvarende med de eksisterende systemer.

IKM undersøgte grundigt hvad det eksisterende system kunne – blandt andet sammen med WebTop, hvor de fandt ud af, hvad der kunne lade sig gøre i dag, og hvad der eventuelt skulle arbejdes mere med/udvikles for at målrette systemet til planlægningen.

På baggrund af de tidligere drøftelser mellem PLAN, IKM og GIS og de ønsker/krav vi havde opstillet til produktet, udarbejdede IKM en simpel testversion i WebTop, som viste lidt om, hvad de forestillede sig. Denne testversion gennemgik vi sammen og drøftede, hvad der var godt, skidt, muligheder, begrænsninger osv. IS og IKM var enige om, at kommunens eksisterende system kunne de ting, vi fra PLAN´s side ønskede, eller at det for nogle få mindre investeringer kunne komme til det.

Da dette var afklaret, var beslutningen om at arbejde videre med kommunens eksisterende systemer egentlig forholdsvis nem. Selvfølgelig på grund af de ovennævnte argumenter omkring den ressourcemæssige besparelse ved drift og vedligehold samt den faktiske besparelse på indkøb og drift af et nyt CMS-system.

I forbindelse med udarbejdelsen af kommunens nye hjemmeside har IKM opnået stor erfaring med WebTop og vedligeholdelsen af det system. Endvidere har der i de forskellige afdelinger i forvaltningen været lokale redaktører af hjemmesiden, som er uddannet i brugen af WebTop. Dette vil være en klar fordel i forbindelse med selve udarbejdelsen af kommuneplanen, hvor de forskellige afdelinger også skal involveres i skrivearbejdet. Afdelingerne kan således gå direkte til arbejdet, idet de hver især har en lokal redaktør, der er vant til at bruge systemet. Hvis vi havde valgt ODEUM (eller et tredje system), skulle planafdelingen og efterfølgende de enkelte afdelinger oplæres i brugen af et nyt system. Der spares således både tid og ressourcer ved brugen af eget system.

Endelig er der en politisk ambition om, at vi så vidt muligt skal bruge egne ressourcer, hvilket i dette tilfælde betyder at bygge videre på det eksisterende system. Derved udvikles medarbejdernes kompetencer og engagement, ligesom der opnås et bedre ejerskab til det man arbejder med. Denne holdning kan i nogle tilfælde godt betyde, at man ikke får det mest forkromede system, men i stedet et system der fungerer lokalt og som medarbejderne har et ansvar og ejerskab overfor.

Konklusion
Fokus i vores interne drøftelse har været meget proces og formidling, hvor imod vi - i forhold til den tekniske del af det - ”blot” har skullet sikre os, at de ting vi gerne ville gøre nu også kunne lade sig gøre. Men det har været meget vigtigt at have såvel GIS som IKM med i forløbet, da det er dem, der besidder den tekniske viden i forhold til kommunens eksisterende systemer. Det at samle de forskellige fagligheder omkring valget har givet en udmærket proces med mange input og dermed også et fornuftigt grundlag at træffe beslutningen på.

 

Skrevet af Peter Seerup, Struer Kommune

Kontakt: Bjarke Danvig, Struer Kommune, mail: bnd(snabel-a)struer.dk