Nøgleord
Bevidst prioritering af det politiske fokus
Aktiv brug af "Markedsplads-modellen"
Planstrategi er værktøj for administrationen
”Vi har taget den grundlæggende betydning af ordet planstrategi meget alvorligt”, siger Mikkel Henriques,byplanlægger i Hillerød Kommune som indledning til snakken om, hvordan Hillerød skaber sin planstrategi.
Mikkel Henriques fortsætter: ”Hele situationen efter kommunesammenlægningen er så ny med mange nye arbejdsmetoder, opgaver og ting at tage stilling til, at den enkelte politiker ikke har mulighed for at skabe sig det store overblik. Omvendt sidder vi i administrationen og har et konkret behov for beslutninger, politiske valg og retningslinjer på en række helt konkrete emner. Vi er faktisk nødt til at lægge en strategi for planlægningen – vi er nødt til at starte med de grundlæggende spørgsmål, vi har mest brug for at få svar på.”
Et eksempel på sådan et spørgsmål – eller dilemma kunne være: Skal Hillerød Kommune satse på Bymidten – eller skal fokus spredes, så en række lokalcentre også bliver omfattet?
Forskel på vision og planstrategi
I den gamle Hillerød Kommune havde byrådet en veletableret tradition for at tænke og udvikle visioner. Den tradition er fortsat efter sammenlægningen og der har siden starten af 2006 kørt en ambitiøs visionsproces med foreningsledere, kunstnere, direktører m.fl., som kulminerer her i foråret 2007 med vedtagelsen af byrådets vision for den nye Hillerød Kommune. "Men visionerne er ikke nødvendigvis dækkende for hele det nye kommunale område, hverken mht. geografi eller temaer. Administrationen har brug for klare svar på en række områder, som ikke nødvendigvis har et stort politisk fokus endnu. Derfor udgør planstrategien i Hillerød rammen om afklaring af centrale dilemmaer med udgangspunkt i administrationens behov. Planstrategien er administrationens udfordring til politikerne", siger Mikkel Henriques.
Visions- og planstrategiprocesserne forløber parallelt, og
byrådets visionstanker er således helt klare i erindringen hos politikerne mens de bliver udfordret til at finde vej igennem og give svar på administrationens dilemmaer. På den måde bliver der en sammenhæng mellem visioner og planstrategi i Hillerød, selv om planstrategien er et.
Teknikken i Markedsplads-modellen
Nogle kender konceptet som Markedsplads-modellen. Hillerød (og andre) bruger betegnelsen Open Space. Ideen stammer fra metoderne i Resurseorienteret planlægning og er især velegnet, når en samling mennesker skal diskutere, hvad de vil i fremtiden – og ikke mindst, hvad de vil diskutere. Processen starter i plenum, hvor deltagerne bliver bedt om at komme med emner, de ønsker at debattere. Et antal emner virker så relevante, at de får en stadeplads – og derefter kan alle deltagere frit gå rundt og debattere de forskellige emner. På den måde har den enkelte deltager stor indflydelse på, hvad han/hun vil bruge tid på og stor indflydelse på konklusionerne. Emner, som måske var vigtige for en dygtig fortaler, bliver måske tiet ihjel af manglende gæster på standen. Emner, som måske så lidt svært tilgængelige ud, bliver måske skarpe og veldefinerede af de mange debattører på standen. Afslutningsvis samles hele gruppen i plenum og samler op.
”Vi har ladet os inspirere af at lade os styre af interesse og ønsker”, siger Mikkel Henriques og fortsætter: ”Det fungerede perfekt og gav os en ny måde at tale strategi med vores afdelingsledere på. Samtidig har vi fået udviklet en rigtig god model, som vi kan bruge til mange ting”.
Første runde blev gennemført på et af Hillerøds spændende kulturknudepunkter Klaverfabrikken mens der var en udstilling for børn om Tycho Brahe. Og de kreative omgivelser var et absolut plus for hele arrangementet. Modellen er tilpasset forholdene i Hillerød. Fx afsluttes processen med at udfylde postkort, med plads til svar på spørgsmål som hvilke 3 dilemmaer, afsenderen synes er de vigtigste, hvilke dilemmaer afsenderen vil arbejde videre med og postkort med plads til fri evaluering, glemte emner, kritik af dagen eller andet. Desuden fik selve Open Space-fasen en forholdsvis kort tidsfrist – typisk to timer. Og da metoden blev brugt sammen med afdelingslederne var der på forhånd fastlagt de 7 temaer, der var til debat.
En vis styring og tilpasning gør ikke hverken tankegang eller model mindre egnet. Erfaringerne fra Hillerød er gode.
selvstændigt værktøj, der i høj grad ses som et redskab til støtte for den løbende planlægning i kommunen.
Find de centrale dilemmaer
”Det er en faglig udfordring at formulere de dilemmaer, vi har brug for, at politikerne træffer beslutninger om” siger Mikkel Henriques, "Det skyldes både, at der er så mange nye ting at tage stilling til og behovet for at sikre det rigtige niveau, så dilemmaer og beslutninger ender på et planstrategisk niveau og ikke falder ned på enkeltsagsniveau". Hillerød gør to ting:
Direktion og samtlige afdelingsledere deltager aktivt i strategiarbejdet, og der arbejdes bevidst med brug af Markedsplads-modellen. Ved at inddrage hele ledelsen i arbejdet med at formulere og prioritere dilemmaerne sikrer de en grundig forankring og opbakning. Ved at arbejde med Markedsplads-modellen får Hillerød en meget åben, fri og effektiv debat, der sikrer fokus på de opgaver og problemer, der har behov for det. ”På den måde får planstrategien den rolle, den bør spille i administrationen”, konstaterer Mikkel Henriques.
Synlige dilemmaer og valg
Den nye planstrategi er langt fra færdig. Hillerød er cirka midtvejs i processen. Alligevel er Mikkel Henriques godt tilfreds med forløbet ind til nu: ”Det er lykkedes os at få formuleret en række dilemmaer og få sat fokus på de temaer, hvor vi i administrationen har mest brug for, at vores politikere træffer aktive valg og beslutninger hurtigt”. Ved at gøre dilemmaerne tydelige kan politikkerne give en klar melding: Her er vi klar til at beslutte os. Og sådan synes vi det skal være. Her er et dilemma, hvor vi mangler et solidt grundlag for vores beslutning. Skaf os et bedre grundlag, så skal vi fortælle jer, hvad vi mener. " Det er også med til at sikre, at alle bevarer fokus på de strategiske beslutninger - valg og fravalg. Resultatet er, at vi får det program for selve kommuneplanlægningen, vi har brug for”, konstaterer Mikkel Henriques.
Inddragelsen af borgerne
”Borgerne giver input og kommenterer til planstrategiprocessen via borgermøder og i høringsfasen. Det sker typisk gennem forskellige foreninger. Svagheden i forhold til borgerne kan godt være, at de kommer lidt senere ind i processen og ikke får mulighed for at sætte dagsordnen.”, påpeger Mikkel Henriques, når talen falder på nogle af problemerne i processen. I Hillerød har borgerne dog en forholdsvis stor indflydelse på de overordnede visioner, som blandt andet er blevet til efter nogle store og brede visionsseminarer mellem politikere og borgere. Og i den konkrete planstrategi, som er på vej, har der været et tæt ping-pong spil mellem visionen og planstrategien. Men i det forløb, Hillerød har tilrettelagt, ligger tyngden et andet sted end på selve borgerinddragelsen. Blandt andet fordi Hillerød ser et stort behov for at planstrategien i disse år primært fungerer som et administrativt instrument: ”Det er kommunens planstrategi. Med den har vi et redskab til at give svar på en række af de dilemmaer, der vil opstå i det videre arbejde med kommuneplanlægningen. Vi har derudover mange andre initiativer, så som visonsprocessen, lokalråd, elektronisk borgerpanel, diverse byplanworkshops m.m., hvor borgerne inddrages helt fra starten”, forklarer Mikkel Henriques.
Gennemarbejdet planlægning
Arbejdet med Hillerøds planstrategi startede lige efter sommerferien i 2006. Efter de interne forarbejder er det i foråret 2007 tid til et temamøde med politikerne igen efter Markedsplads-modellen. Temamødet følges op med et borgermøde med inviterede deltagere. Derefter bliver det første udkast til planstrategien skrevet og præsenteret for Byrådet i efteråret 2007. Her vil der især være fokus på de strategiske målsætninger og svar på de strategiske dilemmaer. Derefter sendes planstrategien i offentlig høring og målet er, at den endelige planstrategi vedtages lige omkring årsskiftet 2007/2008. ”Det bliver naturligvis rart at sætte punktum for en proces, der har løbet i 1 1/2 år. Og det bliver dejligt at have et strategisk grundlag for de beslutninger, vi skal tage for at sikre den udvikling, politikere og borgere har visioner om,” siger Mikkel Henriques og slutter: ”Men det er først og fremmest vigtigt at få en god proces, hvor vi i administrationen og blandt politikerne lærer en masse om, hvordan vi tager gode beslutninger”.
Udarbejdet af NIRAS-konsulenterne for Plan09.